Met de ervaringen uit de pilot Functieperspectief secretaresse is een doe-het-zelf-aanpak ontwikkeld waarmee universiteiten kunnen anticiperen op de functie van secretaresse. Zo is er een handreiking, een overzicht van mogelijke benaderingswijzen voor de perspectiefsessies, en een boekje met ervaringen en tips. De doe-het-zelf-aanpak is eventueel ook voor andere functiegroepen te gebruiken.

Voorbereiden op de toekomst

Ontwikkelingen als digitalisering en internationalisering hebben invloed op het werk van ondersteunend en beheerspersoneel (obp). Daar moeten medewerkers zich op kunnen voorbereiden. Daarom zette SoFoKleS de pilot Functieperspectief op. In de pilot worden medewerkers gestimuleerd om op een laagdrempelige manier in gesprek te gaan over vragen als: Wat verandert er in je werk? Hoe kun je in de toekomst je werk goed blijven doen? Hoe houd je perspectief op fijn werk? Wat voor inzichten levert het praten daarover je op? Welke acties zijn dan nodig van de medewerker, de leidinggevende en van hr?

Doe-het-zelf-aanpak

De pilot is als eerste voor de functie secretaresse uitgewerkt. Het resultaat is een doe-het-zelf-aanpak met verschillende werkmaterialen, zoals:

  • een handreiking met een stappenplan waarmee je als projectteam een aanpak voor de eigen organisatie kan uitwerken
  • benaderingswijzen voor een dialoog over toekomstige veranderingen in de (kern)activiteiten binnen de secretaressefunctie
  • een boekje met tips, ervaringen en inzichten van deelnemers

Dialoog secretaresses en leidinggevenden

De kern van de pilot is dat secretaresses en leidinggevenden in één of twee sessies met elkaar in gesprek gaan over de toekomst van het vak en de competenties die nodig zijn door veranderingen. Essentieel in de aanpak is dat secretaresses zelf een sleutelrol hebben. Ze zijn vertegenwoordigd in het projectteam van hun universiteit of faculteit, dat een eigen invulling geeft aan de opzet en het materiaal van de pilot Functieperspectief secretaresse. In dat projectteam zit ook iemand van hr en meestal een leidinggevende.

Wat de pilot opleverde

Deelnemers vinden de dialoog waardevol: ‘De kracht zit in het gesprek met elkaar’. De gesprekken leiden volgens hen tot inzichten bij secretaresses en leidinggevenden en bij de organisatie als geheel. Deze inzichten leiden weer tot vervolgacties, zoals:

  • een gesprek tussen een secretaresse en de leidinggevende over ontwikkeling
  • een kijkje in de keuken op een andere werkplek
  • ontwikkeling van een (laagdrempelig) scholingsaanbod op basis van de behoeften van secretaresses
  • een update van vacatureteksten

Ervaringen van deelnemers

Negen universiteiten namen deel aan de pilot. Ze geven aan dat ze vooral meededen om te anticiperen op veranderingen in het secretaressevak en om cao-uitspraken over duurzaamheid en mobiliteit uit te kunnen werken. In de slotbijeenkomst waren veel positieve reacties te horen.

Bijvoorbeeld over het werken in een klein projectteam, waarin secretaresses zelf vertegenwoordigd waren. Sommige universiteiten willen de aanpak herhalen voor een andere groep secretaresses of overwegen die te gebruiken voor een andere functiegroep, bijvoorbeeld voor ICT’ers of bibliotheekmedewerkers.

Vervolg: sessie Functieperspectief in 1 dag

Als vervolg op dit project organiseert SoFoKleS in het najaar een landelijke dialoog- en werksessie ‘Functieperspectief in een dag’ voor verschillende obp-functies binnen universiteiten (denk aan ICT, administratief, bibliotheek). Heb je interesse, dan horen we het graag!

Meer informatie

Kijk op de projectpagina over de pilot of bekijk de infographic Functieperspectief secretaresse met de belangrijkste uitkomsten van de pilot. Op de projectpagina vind je ook alle materialen uit de doe-het-zelf-aanpak en een ervaringsverhaal van de VU.

Deze website gebruikt cookies om je de beste ervaring te kunnen aanbieden. Accepteer de cookies door op 'Accepteer cookies' te klikken.